Datenschutz in der Fleet-Infinity-App für Android

Verantwortliche und Kontakt

Epp Logistik GmbH, Berliner Str. 22, 33189 Schlangen, und DSC Logistik GmbH, Essener Str. 39, 49456 Bakum, nutzen Fleet Infinity für die gemeinsame Personalverwaltung. Datenschutzkontakt: Artur Epp, a.epp@dsc-epp.de. Du kannst dich mit Datenschutzanliegen an jede der beiden Gesellschaften wenden.

Herausgeber der Android-App im Google Play Store ist Epp Logistik GmbH.

Zugang und betriebliche Daten

Fleet ist für Fahrer und berechtigte Büromitarbeiter mit einem betrieblich eingerichteten Zugang bestimmt. Die Installation allein richtet kein Fleet-Konto ein.

Bei der Anmeldung übermittelt die App deinen Benutzernamen beziehungsweise deine Büro-E-Mail-Adresse und dein Passwort an den Fleet-Server. Bei geschützten Bürozugängen kann zusätzlich ein Sicherheits- oder Wiederherstellungscode erforderlich sein. Der Server prüft den Zugang und stellt eine zeitlich begrenzte Sitzung bereit.

Ab App-Version 1.0 (10) speichert die Android-App den Sitzungsschlüssel verschlüsselt in ihrem geschützten Gerätespeicher. So kann die Anmeldung auch nach dem vollständigen Schließen der App erhalten bleiben. Neue Fahrer- und Büro-Sitzungen gelten höchstens 30 Tage ab der Anmeldung; das erneute Öffnen verlängert diese Frist nicht. Ältere, bereits ausgestellte Sitzungen behalten ihren bisherigen Ablaufzeitpunkt. Beim bewussten Abmelden wird die gespeicherte Anmeldung auf dem Gerät entfernt. Passwortänderungen, eine Zugangssperre oder entzogene Rechte können die Sitzung vorzeitig beenden. Der Server prüft den Zugang bei jeder geschützten Anfrage erneut.

Fleet speichert auf dem Handy keine dauerhafte Passwortkopie. Wenn du einen Passwortmanager auf deinem Gerät aktiviert hast, kann dieser das Speichern und automatische Ausfüllen deiner Zugangsdaten anbieten. Du entscheidest darüber im Passwortmanager; für dessen Speicherung und eine mögliche Synchronisierung gelten die Einstellungen und Informationen des jeweiligen Anbieters. Ältere Android-App-Versionen halten ihren Sitzungsschlüssel nur im Arbeitsspeicher und können nach dem vollständigen Beenden eine erneute Anmeldung verlangen.

Im Fahrerbereich verarbeitet Fleet die Zuordnung zu deinem Mitarbeiterkonto, deinen Namen, dein Urlaubskonto, deine Urlaubsanträge und Hinweise dazu, die dir zugeordneten Fahrzeuge und Prüftermine sowie deine Unterweisungsunterlagen und Lesebestätigungen. Du kannst Anträge, Prüfangaben und zugehörige Notizen eingeben. Änderungen werden mit dem handelnden Zugang und Zeitpunkt dokumentiert. Das Lesen einer Unterlage ist von der betrieblichen Dokumentation einer tatsächlich durchgeführten Unterweisung getrennt.

Der Bürobereich ist ebenfalls in der App enthalten. Abhängig von den bestehenden Rechten können dort Dispositionsdaten, Kalendertermine, Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Unterweisungen angezeigt und bearbeitet werden. Die App verleiht durch die Installation keine zusätzlichen Verwaltungsrechte.

Bitte trage in allgemeine Notizen keine unnötigen privaten oder medizinischen Angaben ein. Geschäftliche Freitexte, Namen und bereitgestellte Unterlagen werden nicht an einen Übersetzungsdienst gesendet. Die deutsche, englische und russische Fahreroberfläche wird mit in der App enthaltenen Übersetzungen dargestellt.

Fotos und Unterlagen

Du kannst aus der App ein Foto einer Fahrzeug-Prüfplakette aufnehmen. Die Aufnahme wird verkleinert und ohne eingebettete Foto-Metadaten für den Upload vorbereitet. Sie wird erst mit deinem ausdrücklichen Speichern der Prüfangaben an Fleet übermittelt. Die App speichert diese Aufnahme nicht in deiner Fotogalerie. Die ursprüngliche temporäre Kameradatei wird nach der Vorbereitung entfernt.

Zum Öffnen geschützter PDFs oder Bilder legt die App eine temporäre Kopie in ihrem lokalen Zwischenspeicher an und übergibt sie an einen auf deinem Gerät installierten PDF- oder Bildbetrachter. Beim Start, Wechsel oder Beenden einer Anmeldung werden diese App-Kopien zur Entfernung vorgemerkt und bereinigt. Falls die Bereinigung fehlschlägt, zeigt die App einen Fehler. Eine von dir außerhalb der App angelegte Kopie wird dadurch nicht gelöscht.

Inhalte melden und Nutzungsregeln

Über „Inhalt oder Verhalten melden“ kannst du einen problematischen Inhalt oder das Verhalten einer Person beschreiben. Bei einer Meldung über eine Person ist deren Name oder eine erkennbare Bezeichnung erforderlich. Eine nähere Beschreibung der betroffenen Stelle ist freiwillig. Das Formular überträgt keine Fotos oder anderen Anlagen. Bitte nenne nur die für die Prüfung nötigen Angaben und keine Passwörter oder unnötigen privaten Informationen.

Beim Senden speichert Fleet die Beschreibung und Art der Meldung, deine angegebenen Personen-/Kontextbezeichnungen, die Zuordnung zu deinem Fleet-Zugang und Mitarbeiterkonto, deinen Namen, den betrieblichen Bereich und den Eingangszeitpunkt. Die Meldung ist daher nicht anonym. Technische Fall- und Wiederholungskennungen verhindern, dass ein erneuter Sendeversuch denselben Fall mehrfach anlegt.

Meldungen sind im geschützten Meldungseingang für die ausdrücklich benannten Bearbeiter Artur Epp, Dimitri Schönfeld und Vitali Janzer sichtbar. Der Eingang wird an jedem Arbeitstag geprüft. Eine gemeldete Person erhält weder automatisch eine Nachricht noch automatisch Zugriff auf den Meldungstext. Für die Bearbeitung werden Status, Zeitpunkt, verantwortlicher Zugang/Name und interne Vermerke aufgezeichnet. „Erledigt“ löscht die Meldung oder den gemeldeten Fachinhalt nicht automatisch. Die Meldefunktion ist kein Notfallkanal.

Ein noch nicht abgesendeter Meldungstext bleibt nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Ansicht. Beim Schließen dieser Ansicht, Abmelden oder Wechsel des Zugangs wird der Entwurf verworfen. Bei unklarer Sendebestätigung kann ein erneuter Versuch dieselbe Meldung bestätigen; daraus folgt keine doppelte Einreichung. Ein auf dem Server bereits gespeicherter Fall wird durch Abmelden, Schließen oder Deinstallieren nicht gelöscht.

Vor dem Teilen eigener Inhalte bittet Fleet um ausdrückliche Annahme der Nutzungsregeln. Es speichert dafür Regelversion, gewählte Sprache, Nutzer-/Mitarbeiterzuordnung und Annahmezeitpunkt. Die Anmeldung allein gilt nicht als Annahme. Lesen, Melden, Abmelden und die normale Start-/Pause-/Stopp-Zeiterfassung sind ohne diese Annahme möglich. Die Regelannahme ersetzt keine datenschutzrechtliche Einwilligung und löst ein vorher unterbrochenes Speichern nicht automatisch aus.

Zweck dieser Verarbeitung ist die sichere betriebliche Nutzung, Prüfung gemeldeter Inhalte und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Für Datenschutzanfragen bleibt der oben genannte Kontakt zuständig. Aufbewahrung und Löschung der Fälle und Annahmen sind Teil des unten beschriebenen betrieblichen Verfahrens; eine automatische allgemeine Löschung ist in dieser Fassung nicht eingerichtet.

Freiwillige Push-Hinweise

Wenn Push für euren Betrieb bereitsteht, kannst du die Funktion im Profil einschalten und die Mitteilungsberechtigung auf deinem Gerät erteilen. Für Android wird Firebase Cloud Messaging von Google eingesetzt. Dafür werden eine technische Installationskennung, ein Push-Token, die Plattform und die Zuordnung zu deinem Fleet-Zugang verarbeitet. Google verarbeitet dabei außerdem technische App- und Geräteangaben wie App-/SDK-Version, Betriebssystem, Gerätemodell und Installationsquelle (Firebase User Agent). Google nutzt diese technischen Angaben auch, um die Verbreitung von Plattform- und SDK-Versionen auszuwerten und Firebase bereitzustellen, zu warten und zu verbessern. Laut Google werden diese Angaben nicht mit einer Nutzer- oder Gerätekennung verknüpft. Fleet verwaltet außerdem technische Registrierungs- und Zustellstände.

Die Push-Nachricht enthält einen allgemeinen Hinweis und eine technische Hinweiskennung. Namen, Urlaubsangaben, Fahrzeugdaten oder die Details einer Unterweisung werden nicht als Push-Nachricht versendet. Diese Inhalte lädt die App erst über den angemeldeten Fleet-Zugang. Du kannst Push im Fleet-Profil ausschalten. In den Android-Mitteilungseinstellungen kannst du die Anzeige von Mitteilungen unterdrücken; dadurch werden Push-Token und Fleet-Registrierung nicht zwingend gelöscht. Beim Abmelden oder Sperren des Zugangs wird die zugehörige Fleet-Push-Berechtigung widerrufen.

Die automatische Firebase-Messaging-Initialisierung ist zunächst deaktiviert. Wenn du Push einschaltest, aktiviert die App sie und ruft einen Push-Token ab. Beim Abschalten wird die Initialisierung wieder deaktiviert und der Token widerrufen. Die Firebase-Analytics-Erfassung bleibt deaktiviert. Der Bezug der App über Google Play und die Verarbeitung durch Google beim Betrieb seiner Dienste unterliegen zusätzlich Googles Informationen. Informationen zu den von Firebase verarbeiteten technischen Daten und den geltenden Datenschutzbedingungen findest du bei Firebase Datenschutz.

Optionales Hafenwetter

Wenn du die Wetterkachel einschaltest, ruft dein Gerät Wetter und Warnungen über Bright Sky ab. Die Anfrage enthält die fest hinterlegten Hafenkoordinaten für Hamburg, Bremerhaven und Wilhelmshaven. Fleet sendet dabei keinen Benutzernamen, keine Zugangsdaten, keinen Sitzungsschlüssel und keinen Gerätestandort an den Wetterdienst. Wie bei einer Internetverbindung üblich erhält der aufgerufene Dienst technische Verbindungsinformationen, insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Anschlusses.

Die Wetterkachel verwendet keinen Gerätestandort. Wetter und amtliche Warnungen bestätigen keine Terminalschließung.

Quelle: Bright Sky, Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes. Die Wetterkachel ist im Fahrerbereich zunächst ausgeschaltet.

Freiwillige Verkehrsmeldungen im Umkreis

In Android-Versionen mit der Kachel „Verkehr im Umkreis“ kannst du diese in deinem Dashboard einschalten. Erst wenn du „Verkehrsdaten laden“ oder „Verkehrsdaten aktualisieren“ antippst, lädt die App über deinen angemeldeten Fleet-Zugang einen allgemeinen Verkehrsdatenbestand. Der Fleet-Server bezieht diese öffentlichen Meldungen von LVZ.NRW / Straßen.NRW über Mobilithek. Die Anfrage enthält keinen Gerätestandort und keinen ausgewählten Umkreis.

Wenn aktuelle Verkehrsdaten vorliegen, kannst du mit „Standort verwenden“ einmalig deinen ungefähren Standort über die Android-Standortfunktion bestimmen lassen. Dafür fragt Android nach der Standortberechtigung. Ein genauer Standort und eine Berechtigung für Hintergrundortung werden nicht angefordert. Du kannst ablehnen oder die Berechtigung später in den Android-App-Einstellungen entziehen. Die anderen Fleet-Funktionen bleiben nutzbar.

Die Auswahl der Meldungen in 10, 30 oder 50 Kilometern Umkreis erfolgt auf deinem Gerät. Fleet übermittelt die dabei erhaltenen Koordinaten, deren Genauigkeit und den Standortzeitpunkt weder an den Fleet-Server noch an Mobilithek. Diese Angaben bleiben nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Verkehrskachel. Sie werden beim Verlassen der Ansicht, Wechsel in den Hintergrund, Abmelden oder Kontowechsel verworfen; spätestens nach fünf Minuten wird eine neue Standortabfrage erforderlich. Es gibt keine automatische Standortaktualisierung, keine Aufzeichnung gefahrener Strecken und kein Bewegungsprofil für das Büro.

Android und gegebenenfalls die Standortdienste des Geräteanbieters stellen den Standort nach den Einstellungen deines Geräts bereit; dafür gelten zusätzlich deren Informationen. Verkehrsangaben beziehen sich auf verfügbare Meldungen und Luftlinienentfernungen, nicht auf deine Fahrtrichtung oder eine vollständige Verkehrslage. Die App nutzt für diese Funktion keinen Karten- oder Navigationsdienst. Quelle: Mobilithek-Verkehrsangebot LVZ.NRW, Datenlizenz Deutschland – Zero 2.0.

Speicherung auf dem Gerät

Die gewählte Sprache und die Reihenfolge beziehungsweise Sichtbarkeit deiner Dashboard-Kacheln werden auf dem Gerät gespeichert. Die Dashboard-Auswahl ist dem jeweiligen Fleet-Zugang zugeordnet; sie enthält keine kopierten Urlaubskonten oder Fahrzeugakten. Die App speichert bei eingeschaltetem Push außerdem die technischen Angaben, die für die Zuordnung und das spätere Widerrufen dieser Geräteanmeldung benötigt werden.

Beim Löschen der App-Daten oder Entfernen der App können lokale Einstellungen und temporäre Dateien entfernt werden. Betriebliche Datensätze auf dem Fleet-Server werden dadurch nicht gelöscht.

Betrieb, Sicherheit und Aufbewahrung

Die App verbindet sich verschlüsselt per HTTPS mit Fleet. Für Anmeldung, Zugriffsprüfung und Missbrauchsschutz verarbeitet der Server technische Sitzungs- und Zugriffsinformationen. Die Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche verwendet gehashte Konto- und IP-Kennungen in der Datenbank; abgelaufene Schutzzähler werden bei späteren Schutzaufrufen bereinigt. Der Fleet-Webzugriffslog ist ausgeschaltet. Fehlerprotokolle und das Systemjournal können technische Verbindungs- und Fehlerangaben enthalten. Daraus erstellt Fleet kein Bewegungsprofil.

Laut vorhandener Fleet-Datenschutzerklärung erfolgen Hosting und Sicherung bei Hetzner Online GmbH in Deutschland. Berechtigte Verwaltungspersonen erhalten Zugriff entsprechend ihren Aufgaben. Die App enthält keine Werbeanzeigen, kein Werbe-SDK und keinen eingebauten Analyse- oder Absturzberichtsdienst.

Für betriebliche Personal-, Urlaubs-, Arbeitszeit-, Unterweisungs- und Fahrzeugunterlagen gibt es keine gemeinsame pauschale Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind Datenart, Zweck und die jeweils bestehenden Pflichten. Die vorhandene Fleet-Datenschutzerklärung beschreibt die Aufbewahrungsprüfung. Ein Austritt, das Abmelden, das Sperren eines Kontos oder das Deinstallieren der App löscht betriebliche Nachweise nicht automatisch. Für Meldungen wird bei Fallabschluss und bei einer Löschanfrage geprüft, ob der Bearbeitungszweck beendet ist oder konkrete Aufbewahrungsgründe bestehen. Nicht mehr erforderliche Daten werden nach Prüfung manuell gelöscht. Ein weiterer Bedarf wird begründet und erneut geprüft. Regelannahmen werden getrennt beurteilt. Es gibt keinen automatischen allgemeinen Löschlauf. Sicherungskopien sind vom normalen App-Zugriff getrennt und werden bei der Löschprüfung gesondert berücksichtigt. Bei Wiederherstellung einer älteren Sicherung müssen zwischenzeitliche Löschentscheidungen vor Wiederaufnahme des normalen Betriebs erneut angewandt werden. Eine feste automatische Ablaufzeit aller Sicherungen wird nicht zugesagt.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung kannst du dich an den oben genannten Datenschutzkontakt wenden. Die Anfrage wird geprüft; gesetzliche oder sonstige nachgewiesene Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Nachweise entgegenstehen. Eine Zugangssperre ist von einer Datenlöschung zu unterscheiden.

Die App bietet derzeit keinen Knopf zum eigenständigen Löschen des betrieblich eingerichteten Kontos. Bitte wende dich hierfür an die zuständige Verwaltung oder den Datenschutzkontakt. Nach Prüfung deiner Identität werden die betroffenen Daten gesucht und die Anfrage beantwortet. Bei Auskünften werden vertrauliche Angaben anderer Personen vor der Herausgabe geprüft. Erforderliche Restaufbewahrung wird im Einzelfall begründet; eine Kontosperre ersetzt keine Datenlöschung.

Weitere Angaben zu den Rechtsgrundlagen und Datenschutzrechten stehen in der Fleet-Datenschutzerklärung.