Datenschutz der Browser-Erweiterung

Verantwortliche und Kontakt

Epp Logistik GmbH, Berliner Str. 22, 33189 Schlangen, und DSC Logistik GmbH, Essener Str. 39, 49456 Bakum, betreiben die gemeinsame Mitarbeiterverwaltung in Fleet Infinity. Epp koordiniert den technischen Betrieb, Zugänge und Sicherungen. Jede Gesellschaft prüft die Daten ihrer Beschäftigten und informiert sie über deren Verarbeitung. Die Geschäftsführungen entscheiden gemeinsam über die Nutzung und Zugriffsrechte.

Datenschutzkontakt: Artur Epp, a.epp@dsc-epp.de. Du kannst deine Datenschutzrechte gegenüber jeder der beiden Gesellschaften geltend machen. Diese Hinweise beschreiben die Erweiterung; die gesonderte Beschäftigteninformation erläutert die darüber hinausgehende Personalverwaltung.

Zweck und verarbeitete Daten

Mit der Erweiterung kannst du deine eigene Arbeitszeit und Pausen erfassen, dein Urlaubskonto und Zeitnachweise ansehen sowie Abwesenheiten beantragen. Dafür werden Name, E-Mail-Adresse, interne Personen- und Sitzungskennungen, Arbeits- und Pausenzeiten, Arbeitszeitziele, Urlaubskontostände sowie Abwesenheitsarten, Zeiträume und Antragsstatus verarbeitet. Freiwillig eingegebene Anmerkungen werden mit einem Antrag an Fleet übermittelt. Krankheitsbezogene Abwesenheitsangaben können Gesundheitsdaten sein. Bitte trage keine Diagnosen oder unnötigen medizinischen Einzelheiten ein.

Diese Daten stammen aus deinen Eingaben und dem betrieblichen Fleet-Konto. Ohne freigeschalteten Zugang ist die Erweiterung nicht nutzbar. Erforderliche Zeit- oder Abwesenheitsmeldungen kannst du auch über die Website bzw. in Abstimmung mit der Geschäftsleitung bearbeiten. Die Geräteerkennung und Desktop-Hinweise sind freiwillige Zusatzfunktionen.

Das Arbeitsschutzmodul wird gesondert auf der Fleet-Website verwaltet. Die Erweiterung erhält dadurch keinen Zugriff auf Unfallakten, Erste-Hilfe-Angaben oder Unterweisungsunterlagen. Die Datenschutzhinweise der Website erläutern diese Verarbeitung und den gemeinsamen Auskunftsprozess. Buchhaltung, Lohnabrechnung und das steuerliche Originalarchiv werden nach Betreiberangabe außerhalb von Fleet geführt.

Anmeldung und Sicherheit

E-Mail-Adresse, Passwort und gegebenenfalls ein App- oder Wiederherstellungscode werden über HTTPS an fleet-infinity.de zur Prüfung übermittelt. Die Erweiterung speichert dein Passwort nicht. Sie speichert ein zeitlich begrenztes Sitzungstoken im lokalen Sitzungsspeicher des Browsers. Dieses gilt höchstens zwölf Stunden; die lokale Anmeldung endet spätestens beim Beenden des Browsers. Eine erfolgreiche Abmeldung widerruft die Sitzung auf dem Server. Der Server speichert für Erweiterungstoken Hashwerte.

Bei Verbindungen wird technisch die IP-Adresse verarbeitet. Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen werden IP-Adresse und Kontokennung serverseitig in gehashter Form verwendet. Es wird kein GPS-Standort ermittelt. Berechtigungsprüfungen beschränken den Erweiterungszugriff auf den eigenen Mitarbeiterbereich. Fehler können technische Protokolle erzeugen.

Freiwillige Pausenerinnerung

Die Erinnerung ist voreingestellt eingeschaltet. Den groben Aktivitätszustand des Rechners nutzt die Erweiterung erst, wenn du die optionale Browserberechtigung freigegeben hast. Eine bewusst ausgeschaltete Erinnerung bleibt ausgeschaltet. Nach mindestens fünf Minuten Inaktivität kann sie dich bei laufender Arbeitszeit an eine Bestätigung erinnern. Erinnerungszustände werden lokal im Sitzungsspeicher verarbeitet. Es werden keine einzelnen Tastatureingaben, Mauspositionen, geöffneten Programme oder besuchten Websites aufgezeichnet. Ein Verlauf deiner Geräteaktivität wird nicht an Fleet übertragen.

Die Erinnerung bucht keine automatische Pause. Erst dein ausdrücklicher Klick auf eine Buchungsaktion übermittelt diese an Fleet. Eine laufende Stempeluhr ist kein Nachweis dafür, dass du am Rechner aktiv bist. Die Erinnerung lässt sich jederzeit ausschalten. Die optionalen Berechtigungen kannst du in den Erweiterungseinstellungen des Browsers entziehen.

Desktop-Mitteilungen werden bei eingeschalteter Erinnerung automatisch angezeigt, wenn die zusätzliche freiwillige Browserfreigabe bereits vorliegt. Andernfalls kannst du diese über die Erinnerungseinstellungen erlauben. Sie werden über den Browser und das Betriebssystem angezeigt. Eine Testmitteilung verändert keine Arbeitszeit. Für diese Funktionen muss der Browser geöffnet bleiben.

Eine am Tagesende noch laufende Zeiterfassung wird auf dem Fleet-Server um 00:00 Uhr deutscher Zeit beendet und zur Prüfung markiert. Das geschieht unabhängig von der Geräteerkennung und auch bei geschlossenem Browser. Tatsächliches Arbeitsende und Pausen müssen anschließend geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden; der Eintrag wird dadurch nicht automatisch freigegeben.

Rechtsgrundlagen

Die notwendige Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG). Soweit konkrete gesetzliche Nachweispflichten erfüllt werden, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen Verpflichtung. Erforderliche Gesundheitsvermerke werden nur im Rahmen der arbeits- und sozialrechtlichen Voraussetzungen verarbeitet (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG).

Technische Schutzmaßnahmen dienen dem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb und dem Schutz der Mitarbeiterdaten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Für die freiwillige lokale Geräteerkennung und Desktop-Hinweise ist deine ausdrückliche Browserfreigabe erforderlich; eine fehlende oder abgelehnte Berechtigung wird nicht umgangen. Ein Abschalten beendet ihre künftige Nutzung; zuvor von dir gebuchte Arbeits- und Pausenzeiten bleiben davon unberührt.

Empfänger und Übermittlung

Die Erweiterung verbindet sich für Anmeldung und betriebliche Daten ausschließlich mit fleet-infinity.de. Die gespeicherten betrieblichen Daten sind für dich und entsprechend berechtigte Personen der gemeinsamen Personalverwaltung zugänglich. Hosting und Sicherung erfolgen bei Hetzner Online GmbH; nach dem dokumentierten Betriebsstand liegen Server und Sicherungsspeicher in Deutschland. Technische Betreuung erhält Zugriff nur im Rahmen der erteilten Berechtigungen und erforderlichen Aufgaben.

Die Erweiterung enthält keine Werbe- oder Analyse-SDKs, verkauft keine Nutzerdaten und übermittelt keine Daten für Werbung oder Kreditwürdigkeitsbewertungen. Eine Übermittlung betrieblicher Daten in Drittländer ist durch die Erweiterung nicht vorgesehen. Die Verarbeitung durch Microsoft oder Google beim Bezug und Betrieb des Browsers bzw. Stores unterliegt zusätzlich deren eigenen Datenschutzhinweisen.

Speicherung und Löschung

Lokales Sitzungstoken und Erinnerungszustand werden nur vorübergehend im Browser gehalten. Abmelden, Beenden des Browsers oder Entfernen der Erweiterung beendet bzw. entfernt den lokalen Sitzungszustand. Deine Einstellung zur Erinnerung bleibt gesondert lokal gespeichert, damit sie bei der nächsten Anmeldung erhalten bleibt. Sie enthält keinen Aktivitätsverlauf und wird beim Entfernen der Erweiterung gelöscht. Der Ablauf eines Tokens bedeutet nicht, dass sämtliche zugehörigen Servereinträge bereits physisch gelöscht sind.

Betriebliche Buchungen bleiben auf dem Server erhalten. Ihre Speicherdauer richtet sich nach dem erforderlichen Beschäftigungs- und Nachweiszweck, einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und noch offenen Ansprüchen oder Prüfungen. Krankheitsvermerke, Urlaubsnachweise und Arbeitszeitnachweise werden dabei getrennt beurteilt. Eine Deinstallation ist kein Antrag auf Löschung der betrieblichen Daten.

Die Datenschutzverwaltung unterstützt die Aufbewahrungsprüfung mit Datenkategorien, maßgeblichen Ereignissen, Prüfterminen und begründeten Aufbewahrungssperren. Ein Prüftermin ist kein Löschauftrag. Die von §§ 16 Abs. 2 bzw. 21a Abs. 7 ArbZG erfassten Arbeitszeitnachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren; weitere Zwecke und Pflichten müssen im Einzelfall berücksichtigt werden.

Es ist weiterhin keine automatische Löschung von Personal- und Zeitdaten oder ein automatischer Ablauf aller Sicherungskopien eingerichtet. Das abschließende Löschverfahren und noch offene Fristentscheidungen, auch für technische Ereignisprotokolle, bleiben betrieblich festzulegen. Wende dich für eine Prüfung der Erforderlichkeit, Berichtigung oder Löschung an den Datenschutzkontakt. Gesetzliche Pflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kannst du diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Ansprechpartner sind beispielsweise die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

Die Erweiterung trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und erstellt keine Leistungsprofile aus Geräteaktivität.