Datenschutz in der Fleet-Infinity-App für iPhone und iPad

Verantwortliche und Kontakt

Epp Logistik GmbH, Berliner Str. 22, 33189 Schlangen, und DSC Logistik GmbH, Essener Str. 39, 49456 Bakum, nutzen Fleet Infinity für die gemeinsame Personalverwaltung. Datenschutzkontakt: Artur Epp, a.epp@dsc-epp.de. Du kannst dich mit Datenschutzanliegen an jede der beiden Gesellschaften wenden.

Zugang und betriebliche Daten

Die aktuelle iPhone- und iPad-App ist für berechtigte Büromitarbeiter mit einem betrieblich eingerichteten Zugang bestimmt. Die Installation allein richtet kein Fleet-Konto ein und verleiht keine zusätzlichen Verwaltungsrechte.

Bei der Anmeldung übermittelt die App deine Büro-E-Mail-Adresse und dein Passwort verschlüsselt an den Fleet-Server. Bei geschützten Zugängen kann zusätzlich ein Sicherheits- oder Wiederherstellungscode erforderlich sein. Der Server prüft den Zugang und stellt eine widerrufbare Sitzung für höchstens 30 Tage bereit. Bewusstes Abmelden, ein Passwortwechsel oder eine Zugangssperre beenden den bisherigen Zugang. Deine bestehenden betrieblichen Berechtigungen werden weiterhin auf dem Server geprüft.

Abhängig von diesen Rechten können Dispositionsdaten, Kalendertermine, Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaubsanträge sowie Unterweisungen angezeigt und bearbeitet werden. Dazu gehören Namen und Mitarbeiterzuordnungen, Terminzeiten und -orte, Beteiligte, betriebliche Notizen, Urlaubszeiträume und Entscheidungen sowie Unterweisungsdatum, unterweisende Person und Teilnahmevermerke. Änderungen werden mit dem handelnden Zugang und Zeitpunkt dokumentiert. Das Lesen einer Unterlage ist von der betrieblichen Dokumentation einer tatsächlich durchgeführten Unterweisung getrennt.

Die App zeigt betriebliche Informationen entsprechend den jeweiligen Rechten auch über andere Mitarbeiter an. Kalender und Ortsangaben stammen aus Fleet; die App greift dafür nicht auf den persönlichen Kalender, das Adressbuch oder den GPS-Standort deines Geräts zu. Bitte trage in allgemeine Notizen keine unnötigen privaten oder medizinischen Angaben ein. Geschäftliche Freitexte, Namen und bereitgestellte Unterlagen werden nicht an einen Übersetzungsdienst gesendet.

Gespeicherte Anmeldung und lokale Einstellungen

Damit du nach dem Schließen der App angemeldet bleiben kannst, speichert Fleet den Sitzungsschlüssel zusammen mit deiner technischen Kontokennung, deinem Namen, dem Ablaufzeitpunkt und dem zugehörigen Fleet-Bereich im geschützten Schlüsselbund dieses Geräts. Dieser App-Eintrag ist nur bei entsperrtem Gerät zugänglich und wird nicht über den iCloud-Schlüsselbund synchronisiert. Fleet speichert dort weder dein Passwort noch Sicherheits- oder Wiederherstellungscodes.

Beim Abmelden entfernt die App die gespeicherte Anmeldung und widerruft die Sitzung. Nach Ablauf oder Widerruf ist eine neue Anmeldung erforderlich. Eine Neuinstallation übernimmt die frühere gespeicherte Anmeldung nicht. Entfernen der App und Abmelden löschen keine betrieblichen Datensätze auf dem Fleet-Server.

Ab Büroversion 1.0.1 (11) kannst du die optionale Funktion zum Speichern des Passworts ausdrücklich auswählen. Dann übergibt die App nach einer erfolgreichen Anmeldung deine Büro-E-Mail-Adresse und dein Passwort für fleet-infinity.de an die Passwortverwaltung des Geräts. Je nach iOS-Version und deinen Einstellungen kann dies Apples Passwortverwaltung oder dein bevorzugter Passwortmanager sein. Fleet legt dafür keine zusätzliche eigene Passwortkopie auf dem Gerät an. Sicherheits- und Wiederherstellungscodes sowie Sitzungsschlüssel werden nicht an die Passwortverwaltung übergeben.

Die Passwortverwaltung entscheidet nach deinen Einstellungen über das Speichern, Aktualisieren und gegebenenfalls Synchronisieren auf weitere Geräte. Bei Apple kann dafür der iCloud-Schlüsselbund verwendet werden; bei einem anderen Anbieter gelten dessen Einstellungen und Datenschutzhinweise. Du kannst die Speicheranfrage ablehnen und gespeicherte Zugangsdaten in der jeweiligen Passwortverwaltung entfernen. Ablehnen oder eine nicht verfügbare Passwortverwaltung beendet deine Fleet-Anmeldung nicht. Beim Abmelden aus Fleet wird ein dort gespeichertes Passwort nicht gelöscht. Die oben beschriebene Fleet-Sitzung bleibt davon getrennt und unverändert auf höchstens 30 Tage begrenzt.

Die helle oder dunkle Darstellung sowie Sichtbarkeit und Reihenfolge deiner Dashboard-Kacheln werden lokal gespeichert. Die Dashboard-Auswahl ist deinem Fleet-Zugang zugeordnet; sie enthält keine kopierten Urlaubskonten oder Mitarbeiterakten.

Unterlagen und Gerätefunktionen

Zum Öffnen geschützter Unterlagen legt die App eine temporäre Kopie in ihrem lokalen Zwischenspeicher an und öffnet sie über die Dokumentanzeige des Geräts. Beim Start, Wechsel oder Beenden einer Anmeldung werden diese App-Kopien bereinigt. Falls die Bereinigung fehlschlägt, zeigt die App einen Fehler. Eine von dir außerhalb der App angelegte Kopie wird dadurch nicht gelöscht.

Die hier beschriebene Büroversion bietet keine Fotoaufnahme und keinen Upload aus deiner Fotobibliothek an. Sie registriert dein Gerät auch nicht für Fleet-Push-Mitteilungen. Die für die Android-Fahrer-App beschriebenen Kamera- und Firebase-Push-Funktionen sind in dieser iPhone- und iPad-Büroversion nicht aktiv.

Inhalte melden und Nutzungsregeln

Über „Inhalt oder Verhalten melden“ kannst du einen problematischen Inhalt oder das Verhalten einer Person beschreiben. Bei einer Meldung über eine Person ist deren Name oder eine erkennbare Bezeichnung erforderlich. Eine nähere Beschreibung der betroffenen Stelle ist freiwillig. Das Formular überträgt keine Fotos oder anderen Anlagen. Bitte nenne nur die für die Prüfung nötigen Angaben und keine Passwörter oder unnötigen privaten Informationen.

Beim Senden speichert Fleet die Beschreibung und Art der Meldung, deine angegebenen Personen-/Kontextbezeichnungen, die Zuordnung zu deinem Fleet-Zugang und Mitarbeiterkonto, deinen Namen, den betrieblichen Bereich und den Eingangszeitpunkt. Die Meldung ist daher nicht anonym. Technische Fall- und Wiederholungskennungen verhindern, dass ein erneuter Sendeversuch denselben Fall mehrfach anlegt.

Meldungen sind im geschützten Meldungseingang für die ausdrücklich benannten Bearbeiter Artur Epp, Dimitri Schönfeld und Vitali Janzer sichtbar. Der Eingang wird an jedem Arbeitstag geprüft. Eine gemeldete Person erhält weder automatisch eine Nachricht noch automatisch Zugriff auf den Meldungstext. Ist sie selbst einer der genannten Bearbeiter, bleiben ihre vorhandenen Zugriffsrechte bestehen. Für die Bearbeitung werden Status, Zeitpunkt, verantwortlicher Zugang/Name und interne Vermerke aufgezeichnet. „Erledigt“ löscht die Meldung oder den gemeldeten Fachinhalt nicht automatisch. Die Meldefunktion ist kein Notfallkanal.

Ein noch nicht abgesendeter Meldungstext bleibt nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Ansicht. Beim Schließen dieser Ansicht, Abmelden oder Wechsel des Zugangs wird der Entwurf verworfen. Bei unklarer Sendebestätigung kann ein erneuter Versuch dieselbe Meldung bestätigen; daraus folgt keine doppelte Einreichung. Ein auf dem Server bereits gespeicherter Fall wird durch Abmelden, Schließen oder Deinstallieren nicht gelöscht.

Vor dem Teilen eigener Inhalte bittet Fleet um ausdrückliche Annahme der Nutzungsregeln. Es speichert dafür Regelversion, gewählte Sprache, Nutzer-/Mitarbeiterzuordnung und Annahmezeitpunkt. Die Anmeldung allein gilt nicht als Annahme. Lesen, Melden, Abmelden und die normale Start-/Pause-/Stopp-Zeiterfassung sind ohne diese Annahme möglich. Die Regelannahme ersetzt keine datenschutzrechtliche Einwilligung und löst ein vorher unterbrochenes Speichern nicht automatisch aus.

Zweck dieser Verarbeitung ist die sichere betriebliche Nutzung, Prüfung gemeldeter Inhalte und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Für Datenschutzanfragen bleibt der oben genannte Kontakt zuständig. Aufbewahrung und Löschung der Fälle und Annahmen sind Teil des unten beschriebenen betrieblichen Verfahrens; eine automatische allgemeine Löschung ist in dieser Fassung nicht eingerichtet.

Optionales Hafenwetter

Wenn du die Wetterkachel einschaltest, ruft dein Gerät Wetter und Warnungen über Bright Sky ab. Die Anfrage enthält die fest hinterlegten Hafenkoordinaten für Hamburg, Bremerhaven und Wilhelmshaven. Fleet sendet dabei keinen Benutzernamen, keine Zugangsdaten, keinen Sitzungsschlüssel und keinen Gerätestandort an den Wetterdienst. Wie bei einer Internetverbindung üblich erhält der aufgerufene Dienst technische Verbindungsinformationen, insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Anschlusses.

Die App erhebt keinen GPS-Standort und zeichnet keine gefahrenen Strecken auf. Es ist keine Standort- oder Stauüberwachung eingebaut. Wetter und amtliche Warnungen bestätigen keine Terminalschließung. Quelle: Bright Sky, Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes.

Betrieb, Sicherheit und Aufbewahrung

Die App verbindet sich verschlüsselt per HTTPS mit Fleet. Für Anmeldung, Zugriffsprüfung und Missbrauchsschutz verarbeitet der Server technische Sitzungs- und Zugriffsinformationen. Die Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche verwendet gehashte Konto- und IP-Kennungen in der Datenbank; abgelaufene Schutzzähler werden bei späteren Schutzaufrufen bereinigt. Der Fleet-Webzugriffslog ist ausgeschaltet. Fehlerprotokolle und das Systemjournal können technische Verbindungs- und Fehlerangaben enthalten. Daraus erstellt Fleet kein Bewegungsprofil.

Hosting und Sicherung erfolgen nach dem dokumentierten Fleet-Betriebsstand bei Hetzner Online GmbH in Deutschland. Berechtigte Verwaltungspersonen erhalten Zugriff entsprechend ihren Aufgaben. Die App enthält keine Werbeanzeigen, kein Werbe-SDK und keinen eingebauten Analyse- oder Absturzberichtsdienst. Der Bezug der App über den App Store und die Verarbeitung durch Apple beim Betrieb seiner Dienste unterliegen zusätzlich Apples Informationen.

Für betriebliche Personal-, Urlaubs-, Arbeitszeit-, Unterweisungs- und Dispositionsdaten gibt es keine gemeinsame pauschale Aufbewahrungsfrist. Maßgeblich sind Datenart, Zweck und die jeweils bestehenden Pflichten. Die vorhandene Fleet-Datenschutzerklärung beschreibt die Aufbewahrungsprüfung. Ein Austritt, das Abmelden, das Sperren eines Kontos oder das Deinstallieren der App löscht betriebliche Nachweise nicht automatisch. Für Meldungen wird bei Fallabschluss und bei einer Löschanfrage geprüft, ob der Bearbeitungszweck beendet ist oder konkrete Aufbewahrungsgründe bestehen. Nicht mehr erforderliche Daten werden nach Prüfung manuell gelöscht. Ein weiterer Bedarf wird begründet und erneut geprüft. Regelannahmen werden getrennt beurteilt. Es gibt keinen automatischen allgemeinen Löschlauf. Sicherungskopien sind vom normalen App-Zugriff getrennt und werden bei der Löschprüfung gesondert berücksichtigt. Bei Wiederherstellung einer älteren Sicherung müssen zwischenzeitliche Löschentscheidungen vor Wiederaufnahme des normalen Betriebs erneut angewandt werden. Eine feste automatische Ablaufzeit aller Sicherungen wird nicht zugesagt.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Für Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung kannst du dich an den oben genannten Datenschutzkontakt wenden. Die Anfrage wird geprüft; gesetzliche oder sonstige nachgewiesene Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Nachweise entgegenstehen. Eine Zugangssperre ist von einer Datenlöschung zu unterscheiden.

Die App bietet derzeit keinen Knopf zum eigenständigen Löschen des betrieblich eingerichteten Kontos. Bitte wende dich hierfür an die zuständige Verwaltung oder den Datenschutzkontakt. Nach Prüfung deiner Identität werden die betroffenen Daten gesucht und die Anfrage beantwortet. Bei Auskünften werden vertrauliche Angaben anderer Personen vor der Herausgabe geprüft. Erforderliche Restaufbewahrung wird im Einzelfall begründet; eine Kontosperre ersetzt keine Datenlöschung.

Weitere Angaben zu den Rechtsgrundlagen und Datenschutzrechten stehen in der Fleet-Datenschutzerklärung.